📚 Повна документація системи

Загальний огляд

HR Integration System - це комплексне рішення для автоматизації HR-процесів, яке об'єднує 4 ключові платформи:

Ключові проблеми, які вирішує система

• ❌ Було: Потрійне введення однакових даних в різні системи
• ✅ Стало: Єдине джерело правди з автоматичною синхронізацією
• ❌ Було: 45-60 хвилин на один процес найму
• ✅ Стало: 5-7 хвилин завдяки автоматизації
• ❌ Було: Постійні розбіжності між системами
• ✅ Стало: 100% консистентність даних

💰 Бізнес-цінність

🏗️ Архітектура системи

Компоненти системи

Технічний стек

{
  "automation": "n8n Cloud",
  "languages": ["JavaScript", "Python"],
  "apis": {
    "teamtailor": "REST API (JSON:API spec)",
    "bamboohr": "REST API (XML/JSON)",
    "notion": "REST API v2",
    "slack": "Webhook API"
  },
  "hosting": "viragamesinc.app.n8n.cloud",
  "version": "1.0.0"
}

🔄 Потік даних

📋 Сценарій 1: Синхронізація департаментів та ролей

Детальний процес

1. Завантаження даних

2. Порівняння та аналіз

3. Синхронізація

Результати

• Повна синхронізація організаційної структури
• Збереження TeamTailor ID в Notion
• Slack повідомлення про результати

📝 Сценарій 2: Створення вакансій (Job Requisitions)

Процес створення вакансії

1. Тригер з Notion

2. Валідація даних

3. Створення requisition

4. Оновлення статусу

• Збереження TeamTailor requisition ID в Notion
• Зміна статусу на "Synced"
• Додавання timestamp синхронізації
• Slack повідомлення з посиланням на вакансію

👤 Сценарій 3: Створення співробітника при наймі

Еволюція рішення

Робочий процес

1. Webhook від TeamTailor

2. Збір даних з offer

3. Створення в BambooHR

4. Результат

💰 Сценарій 4: Повідомлення про зміну зарплати

Опис функціоналу

Система автоматично відстежує зміни заробітної плати співробітників та надсилає повідомлення в Slack канал hr-legal для інформування відповідальних осіб.

Формат повідомлення

Технічна реалізація

1. Налаштування BambooHR Webhook

2. Обробка в n8n

3. Дані що передаються

{
  "event": "pay_rate_change",
  "employee": {
    "id": "123",
    "name": "Іван Петренко",
    "department": "Engineering",
    "position": "Senior Developer"
  },
  "changes": {
    "previous_rate": 4500,
    "new_rate": 5000,
    "effective_date": "2025-02-01",
    "currency": "USD"
  }
}

Реалізована архітектура

Приклад Slack повідомлення

План впровадження

Очікувані результати

• Миттєві повідомлення про зміни зарплати
• Прозорість змін компенсації
• Автоматичний аудит змін
• Зменшення часу на комунікацію

🔌 TeamTailor API

Особливості роботи

• JSON:API специфікація (складна структура)
• Обов'язкова пагінація (макс 30 записів)
• Rate limit: 1000 запитів/година
• Недокументовані endpoints (offers, uploads)

Приклад пагінації

async function fetchAllPages(baseUrl, apiKey) {
  let allData = [];
  let nextUrl = baseUrl;
  
  while (nextUrl) {
    const response = await fetch(nextUrl, {
      headers: {
        'Authorization': `Bearer ${apiKey}`,
        'X-Api-Version': '20210218'
      }
    });
    
    const data = await response.json();
    allData = allData.concat(data.data);
    nextUrl = data.links?.next; // Наступна сторінка
  }
  
  return allData;
}

🎋 BambooHR API

Особливості роботи

• Власний формат даних (не стандартний REST)
• Помилки без опису (тільки код 400)
• Немає документації для file upload
• Soft rate limiting (throttling)

Автентифікація

// Basic Auth з API key як username
const auth = Buffer.from(`${apiKey}:x`).toString('base64');

fetch(url, {
  headers: {
    'Authorization': `Basic ${auth}`,
    'Accept': 'application/json'
  }
});

📝 Notion API

Структура баз даних

Приклад створення запису

POST /v1/pages
{
  "parent": { "database_id": "abc123" },
  "properties": {
    "Name": {
      "title": [{ "text": { "content": "Senior Developer" } }]
    },
    "Department": {
      "relation": [{ "id": "dept-123" }]
    },
    "Status": {
      "select": { "name": "Open" }
    },
    "Salary Range": {
      "rich_text": [{ "text": { "content": "$5000-$7000" } }]
    }
  }
}

🔔 Webhooks

Налаштування TeamTailor webhook

{
  "url": "https://viragamesinc.app.n8n.cloud/webhook/teamtailor-hired",
  "events": [
    "candidate.hired",
    "candidate.changed"
  ],
  "secret": "your-webhook-secret"
}

Обробка в n8n

• Валідація signature для безпеки
• Фільтрація тільки потрібних подій
• Deduplicate для уникнення повторів
• Error handling з retry логікою

⚙️ n8n Workflows

Версії workflows

• v1: Базова версія без offers
• v2: Додано інтеграцію з job offers
• v3: Webhook підтримка
• v4: Повна пагінація для великих датасетів

⚠️ Обробка помилок та AI Error Handler

🤖 Error Handler Workflow (AI Automation Department)

Як працює AI Error Handler:

Приклад повідомлення в Slack:

Стратегія обробки (Retry Logic)

Типові помилки та рішення

✨ Best Practices

Рекомендації для підтримки

Оптимізація продуктивності

• Використовуйте batch операції де можливо
• Кешуйте часто використовувані дані
• Мінімізуйте кількість API запитів
• Використовуйте паралельну обробку в n8n

📊 Підсумок

Ключові досягнення

• ✅ Економія 85% часу HR-менеджера
• ✅ Повна автоматизація критичних процесів
• ✅ Усунення помилок ручного введення
• ✅ Єдине джерело правди для всіх систем
• ✅ Реальні повідомлення про всі події

Контакти для підтримки